Histórico do planejamento

Imprimir: Histórico do planejamento Compartilhamento: Histórico do planejamento Histórico do planejamento Histórico do planejamento Histórico do planejamento
Publicado : 01/03/2017 - Alterado : 03/03/2017

Logo
Logo

               Na busca pelo aperfeiçoamento da gestão, a Secretaria-Geral de Administração (SGA) vem implementando ações de fortalecimento de seus controles internos, da otimização dos serviços prestados, da melhoria do ambiente interno de trabalho e do desenvolvimento das competências técnicas e gerenciais, com vistas a assegurar serviços com qualidade e economicidade às unidades organizacionais da Advocacia-Geral da União e que atendam às orientações dos órgãos de controle, com pode-se perceber abaixo na solicitação de auditoria da Secretaria de Controle Interno da Presidência da República, no ano de 2016.

               Encerrado o ciclo estratégico para o triênio 2012/2015, a Secretaria-Geral de Administração - SGA empenhou-se, então, em revisar sua estratégia no ano de 2016.

               Para isso, elaborou-se o planejamento das ações de revisão com auxílio de software de mapa mental, Freeplane, onde foi possível identificar tópicos importantes para a estruturação do projeto, dentre eles: histórico do desdobramento do ciclo passado, alinhamento da estratégia da SGA à estratégia da Advocacia-Geral da União – AGU e o planejamento para a formulação da estratégia para o próximo ciclo, estruturação das iniciativas estratégicas, monitoramento e avaliação. Outro importante auxílio foi poder identificar as fases do trabalho, bem como estimar o calendário de execução.

               Com base no estudo do mapa mental, a Coordenação-Geral de Desenvolvimento Organizacional – CGDO, unidade responsável pelo escopo metodológico utilizado na formulação e execução da estratégia, definiu quatro fases para a execução do projeto, a saber: fase de análise do ambiente e revisão dos fundamentos, fase de homologação e visão integrada, fase de estruturação e fase de gestão (monitoramento e avaliação).

               A primeira dificuldade enfrentada foi produzir um trabalho que contasse com a colaboração de todos os integrantes da SGA, numa instituição pulverizada nacionalmente, em um cenário de severas restrições orçamentárias. A solução, portanto, foi realizá-lo em dois momentos: à distância, por meio de reuniões virtuais, via Lync, e presencialmente, na oficina de planejamento estratégico a ser realizada em Brasília.

               Como principal premissa, as unidades da SGA foram incluídas no planejamento estratégico da SGA, não havendo necessidade de elaborarem planos em separado.

               Assim, após a constituição da comissão técnica do planejamento estratégico da SGA 2016-2019, que envolveu dirigentes e integrantes das unidades que compõem a estrutura da SGA, foi realizada a primeira, de muitas, reuniões remotas para apresentar as diretrizes do trabalho e calendário de execução.

               Após a reunião inaugural foi definido diretório na rede com permissão de acesso aos integrantes da comissão, com vistas à troca de materiais, armazenamento de informações e histórico da execução do trabalho.

               Adotou-se como metodologia de trabalho o Balanced Scorecard (BSC), ferramenta eficaz para o mapeamento e execução da estratégia. Assim, o modelo construído apoia-se em indicadores de desempenho que sinalizam os caminhos para a consecução da Visão e da Missão, em consonância com as tendências da atual gestão pública.

               Na sequência, foi produzido material de apoio constituído de cadernos de campo, que trouxeram separadamente os conceitos sobre a metodologia aplicada e as instruções quanto à execução da tarefa pretendida e aos instrumentos-modelo para o preenchimento. Foram produzidos os seguintes materiais:

               Cadernos de campo: Unidade SWOT, Unidade Revisão dos fundamentos e Unidade Objetivos Estratégicos.

               Instrumentos-modelo: planilha análise SWOT, planilha de revisão dos objetivos estratégicos e arquivo de revisão dos fundamentos.

               Ficou definido que os integrantes de cada unidade fariam reuniões com grupos internos, afim de elaborar o material e o encaminhar à CGDO para consolidação e posterior validação na oficina de trabalho realizada a ser em Brasília.

               A importância de se realizar esta primeira fase à distância deve-se ao número de servidores, de vários níveis hierárquicos, envolvidos na elaboração do planejamento. Criando assim uma identidade do próprio servidor no planejamento estratégico e não apenas um instrumento de gestão proposto pelo primeiro escalão da Secretaria. Desse modo, destaca-se, como exemplo, a Diretoria de Gestão e Pessoas, que realizou oficina interna de três dias consecutivos, envolvendo a participação dos integrantes de todos os setores da diretoria, puderam produzir um trabalho bastante rico.

               Após a consolidação do material supracitado foi realizada no mês de julho a Oficina de Planejamento Estratégico da SGA, período 2016-2019, com a participação da comissão técnica do planejamento estratégico da SGA.

               Durante os cinco dias de oficina foi possível homologar, junto ao Secretário-Geral e Administração, a análise de ambiente, missão institucional, visão de futuro, valores da SGA, objetivos estratégicos, projetos e oportunidades de melhoria. Na ocasião, foi realizado o alinhamento dos objetivos estratégicos àqueles propostos pela Advocacia-Geral da União.

               Posteriormente, a comissão técnica participou ainda da validação das peças de comunicação do PE SGA 2016-2019 e da elaboração do Sistema de Gestão Estratégica, instrumento que disciplina a execução, o monitoramento e o controle da estratégia.

               Dada exposição acima, o planejamento estratégico da SGA para o período de 2016 a 2019 – PE SGA 2016-2019, foi elaborado levando-se em consideração as diretrizes estratégicas da AGU.

               Assim, o Mapa Estratégico da SGA foi construído sob quatro perspectivas: Resultados, Processos Internos, Pessoas e Infraestrutura e Orçamento.

               Seguindo, a missão da SGA consisti em administrar, com excelência, a força de trabalho, os recursos orçamentários, logísticos, de informação e tecnológicos, para que a AGU cumpra seu papel institucional.

               A Visão consiste em ser reconhecida como unidade estratégica da AGU na gestão administrativa e na valorização profissional.

              Os Valores permeiam o comprometimento, efetividade, eficácia, ética, inovação, qualidade, sinergia, sustentabilidade, valorização de pessoas, isonomia e qualidade de vidas dos servidores.


 

 

Imagens Relacionadas

Logo
1ª Oficina de planejamento estratégico da SGA

Documentos

Arquivo Tamanho
Solicitação de auditoria. 716,8 KB